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重庆财经学院档案管理办法
2023-03-14 07:23   审核人:   (浏览人数:)

第一章  总则

第一条  为了加强学校档案管理工作,提高学校的档案管理水平,充分发挥档案工作在学校建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》(2020年修订)和教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》,制定本办法。

第二条学校档案是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是办好学校重要基础工作之一,是评估教学质量、科研水平、考核师生员工、衡量学校管理水平、维护学校权益以及编写校史等的重要依据。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划,纳入学校管理制度和各级人员的职责范围,加强对档案工作的管理。

第二章  管理体制与机构职责

第四条学校档案必须实行集中统一管理的原则,确保档案的完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

第五条档案室既是学校档案工作职能管理部门,又是永久保存学校重要档案并提供利用的基地。档案室负责全校档案业务管理和各类档案的收集、整理、鉴定、保管及利用等工作。

第六条学校档案室基础条件

(一)学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要,努力按照国家建设部和发展与改革委员会(2008年)《档案馆建设标准》的要求,为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案馆室。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施,存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房,并配置恒温、恒湿设施。

第七条   档案室工作人员岗位职责:  

(一)学校档案工作人员列入学校编制,编制人数根据本校办学规模和馆藏档案数量等实际情况确定;学校各二级部门必须指定一位兼职档案管理员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。按《高等学校档案管理办法》,学校专职档案管理人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学或管理人员的同等待遇。

(二)贯彻执行国家关于档案工作的法律、法令、政策及规定,制定和组织实施学校档案工作的规章制度,履行依法治档职责;负责收集(包括征集)、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计全校的各类档案及有关资料;并建立电子台账,方便档案的查阅。

(三)每年对库存档案进行核对,做到帐、物相符,发现问题及时处理并汇报部门领导以及校领导;

(四)对档案的安全定期组织检查,记录在案。对破损、褪变档案要及时修补、复制;对于损坏程度比较严重的档案,立即汇报部门领导和校领导并解决。

(五)做好档案的查阅和借阅工作,查阅与借阅档案不仅需要在OA走流程申请,还需要在纸质借阅登记薄上面登记,查阅与借阅日期要严格按照登记的日期执行,将档案完整按时的归还至档案室。

(六)严格保密制度做好档案安全保密工作;

(七)办理学校领导交办的其他任务。

第八条  各部门兼职档案人员主要职责:

(一)负责部门文件材料的形成、积累、保管、整理、立卷和归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,并按规定时间向学校档案室办理档案移交手续;并且建立电子档,统计学期归档收集的档案,电子档与纸质档都要一并移交。

(二)注意文件材料的安全和保密工作。

第三章  档案管理

第九条学校档案室应对库存档案按要求进行分类、编目、排列上架。

第十条   学校档案分为党群、行政、学生档案、教学、科研、基建、人事、仪器设备、外事、财会、特殊载体等十一大类,文件材料的归档范围是:

()党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

()行政类:关于行政管理的综合性文件、本院设立、变更文件材料,董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料、启用印章的文件及印模,盖章登记表、印章刻制,查询、缴销证明。本校大事记、统计年报、年鉴、历史沿革、综合情况介绍、校长办公会、学校召开的各类专题会议的会议记录、纪要;以行政或党委名义召开的全院性的工作会议、座谈会议文件。校领导在会上的重要讲话和参加校外会议讲话稿及文件材料及相关会议的通知、议程、参加人员名单、上级机关与学校关于行政管理的各类公文材料。本校行政类合同书、协议书等。战略协议、合作协议、合作备忘录。

()学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。在校学生档案由学生辅导员保管,不由档案室统一保管,方便将大学期间的各种奖惩材料收集整理,归入档案。校内学籍变动时,学生档案直接在辅导员之间进行转交。学生毕业离校,毕业生档案由学生处牵头,辅导员负责按学生档案内容的要求进行组档,检查完整无误后填写好邮寄清单、分为电子档与纸质档两种方式,方便留存与查阅。由学生处根据毕业生就业去向以邮寄方式转出。原则上,毕业生档案不得交由本人自带,绝不允许毕业生个人长期保存档案。

()教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016)的相关规定执行。

()科研类:科研阶段:任务书、合同书(复印件)、协议书(复印件)、总结鉴定阶段、研究报告、成果奖励阶段、科研成果奖励申报与审批材料。

()基础建设类:基建工作规章制度,基建工作计划、总结、简报、原材料质量合格证明、试验报告、汇总表、材料试验、检验报告、地基与基础分部工程技术文件、主体结构分部工程技术文件、钢结构工程(子分部)技术文件、建筑装饰分部工程技术文件、屋面分部工程技术文件、给排水、燃气分部工程技术文件、智能建筑分部工程技术文件、通风与空调分部工程技术文件、工程竣工图、基建工作总体规划、统计报表、基建工程项目的可行性研究报告、环境预测、调查报告、项目立项、评估和审批材料、基建工程的设计任务书及计划任务书;基建工程概算、预算和决算材料、基建工程的初步设计、技术设计、施工设计图和计算书。征用土地批准文件及红线图、拆迁和补偿协议书。工程施工执照、施工许可证和产权证书;工程土地施工、设备管线安装施工、电器和仪表安装施工、给排水施工等施工材料。工程监理材料;工程竣工验收材料。

(七)人事类:上级机关有关人事工作的文件;学院有关人事工作的文件及规章制度、会议记录。关于机构、编制的报告、批复及相关的文件材料。干部、教职工培训、考核、奖惩材料。教职工评定、聘任专业技术职务的材料。教职工转正定级、工资调整、福利待遇方面的材料。教师、职工、干部队伍建设培养及管理工作中形成的相关材料。人事工作的各种统计报表、名册;教职工录用调动的有关材料;临时用工的聘用管理有关文件材料。根据中共中央组织部、国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》第四条的规定:“流动人员人事档案管理的合法机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才交流服务机构。”我校教职工人事档案由人力资源部指定专门的人才交流服务中心负责托管。

()仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

()外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

()财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(2016年修订)执行。

归档的档案材料包括纸质、电子、照()片、录像(录音)带等各种载体形式。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。

第十一条   档案归档时间:学校管理部门和每个教学部门需要归档的文件材料在每学期期末结束以前归档;科研、基建等部门的档案应在项目完成通过鉴定、验收后三个月内归档;财会档案在会计年度结束后,可暂由财务处保管二年,期满的次年六月底前归档。

第十二条学校档案室应做好档案保护工作,建立库房管理和检查制度。对所保管的档案有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等防护设施;对于已破损的、字迹不清的档案及时抢救,发现隐患立即向领导汇报并解决。

第十三条学校档案室应对档案的收进、移出、整理、利用、案卷数量等情况进行统计,并建立相应的电子台账。

第十四条凡由学校与其他单位分工协作完成的项目,由本校主办的,学校应保存一整套档案;属协作的,除保存与自己承担任务有关的档案正本外,应将复制件送交主办单位保存。

第十五条  接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,各执一份备查,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,监交人,交接双方要签名盖章。

第十六条  档案统计应遵循下列规定:

(一)统计人员必须本着实事求是的精神,认真负责地进行统计,要求准确无误、不得谎报、虚报;

(二)每学期定期完成档案的统计工作,按时上报档案工作基本情况统计表;

(三)严格执行档案的移交手续,移交清册项目填写清楚、齐全,移交数量与清册相符;

(四)详细记载档案的借、查阅情况,每年进行一次档案借、查阅统计,内容包括人次、卷次。

第四章  档案开放利用

第十七条档案室应按照规定向全校和社会开放档案。档案室开放档案的查阅与借阅,应遵循下列规定:

(一)凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围,并取得档案室主管领导批准后,方可查阅相关所需要的档案,原则上不允许带出档案室,如需要摘录或者复制,需要在档案工作人员陪同下一并完成。

(二)凡利用馆藏档案,均应按档案室的规定办理OA流程,填写《档案查阅登记簿》,并且在档案管理人员可视范围之内进行档案查阅,以防对档案进行掉包, 修改。

(三)馆藏档案原件原则不可外借,特殊情况要经档案室主管领导批准。根据《中华人民共和国档案法》,对借出的档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,将对其严肃处理;

(四)如需利用的档案涉及重大问题或党和国家机密,需经学校领导或相关职能部门批准,涉及未公开的技术问题需经科研主管部门负责人同意,并且报校领导审查批准;

(五)借、查阅档案人员必须保证档案的完整与安全,不得在档案材料上勾画、涂改、抽换、污染、拍照、翻印或转借他人,如有遗失,要追究责任。

第十八条  学校档案室管理人员应熟悉馆藏,不断开发档案信息资源,编制必要的检索工具,主动为领导和有关部门提供服务。

第五章  档案的销毁

第十九条按照《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》有关规定,对已经到保管期限的档案,应由档案室会同有关部门组织鉴定,提出确切的销毁或部分延长保管期限的书面意见,经主管领导批准后,进行销毁处理,未经鉴定和批准,任何单位和个人无权销毁任何档案。

第二十条档案鉴定中,发现划分不准确或保存时间有争议的档案,应本着“可长可短的从长,可存可毁的留存”的原则办理。

第二十一条对鉴定后提出要销毁的档案,进行登记造册,经分管领导批准后,方可销毁。

第二十二条经过批准需要销毁的档案,在办理有关销毁手续后,指定两人监督销毁,并及时注销已销毁的档案,监督人在销毁清单上签字。

第六章  附则

第二十三条  本办法自发布之日起执行。

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